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"Règlement interne de l’association
« Les Joyeux Chaotiks » – v.1,2

Conformément aux statuts déposés en Préfecture, l’association loi 1901 « Les Joyeux Chaotiks » dispose d’un règlement interne qui vient détailler différents points du fonctionnement de l’association.

Art.1. Réunions :
Les membres du bureau (soit les personnes occupant les fonctions suivantes au sein de l’association : Président, trésorier et secrétaire) et certains membres d’honneurs (que l’association distingue des joueurs proprement dits en leur confiant des fonctions d’organisation) se réunissent tout au long de l’année en fonction d’un calendrier qu’il leur appartient de définir. Par « équipe dirigeante », on entendra les membres du bureau plus les organisateurs.
Ces réunions visent essentiellement à assurer le bon fonctionnement de l’association ; par commodité, on désignera dans la suite du présent document ces réunions sous le nom de « réunions fonctionnelles ».
Les joueurs sont exclus de ces réunions qui traitent des scénarios, de la gestion et de la bonne marche administrative de l’association (autrement dit, le montant de la cotisation annuelle par exemple, peut être décidé lors d’une « réunion fonctionnelle » pour peu que les membres du bureau (Président, trésorier et secrétaire) soient présents).

Conformément à la loi, une réunion annuelle obligatoire, l’assemblée générale, doit réunir les membres du bureau, les organisateurs ainsi que les joueurs s’étant acquittés de la cotisation annuelle. Toutes ces personnes (ou au moins leur contact auprès de l’association dans le cas de groupes de joueurs pour lesquels l’association ne disposerait que du nom d’un représentant) doivent recevoir une convocation. Celle-ci peut prendre la forme d’un courrier classique (qu’il soit joint ou non à un d’autres documents ne change rien à sa valeur de convocation) ou d’un courrier électronique.
On y procède à l’élection du bureau (Président, trésorier et secrétaire) ; on y présente les compte de l’année ; on y dresse également un bilan des actions réalisées (les comptes-rendus dressés à l’issue de chaque réunion peuvent ici trouver une utilité en tant que pense-bête par exemple, sans faire pour autant l’objet d’une divulgation de leur contenu aux joueurs) ; enfin, on présente les objectifs de l’année à venir.

Art.2. Votes :
Les « réunions fonctionnelles » sont l’occasion d’adapter la conduite de l’association en fonction d’évènements ponctuels ou autres que l’assemblée générale ne peut ni anticiper, ni prendre en compte. A ce titre,
ces réunions peuvent être l’occasion de mettre certaines propositions, textes ou modifications de textes aux voix.
Seuls les membres du bureau ainsi que les organisateurs peuvent soumettre des propositions au vote durant ces réunions. Les votes sont pris à main levée, à la majorité simple, le vote du Président étant déterminant en cas d’égalité des voix, et dans ce cas seulement. Seuls votent les membres du bureau et les organisateurs présents lors de la réunion. D’une manière générale, membres du bureau et organisateurs voudront bien faire part des propositions qu’ils souhaitent soumettre aux voix dans un délais raisonnable au secrétaire, de sorte que ce dernier puisse en tenir informés les autres membres de l’équipe dirigeante. Les démarches entreprises par le secrétaire pour prévenir chacun en temps et en heure ne sont pas exclusives ; autrement dit, la personne désireuse de soumettre un projet ou une proposition au vote peut bien entendu elle aussi en faire part aux autres membres de l’équipe dirigeante.

Art.3. Accueil d’un nouveau membre du bureau :
Dans le cas de l’accueil d’un nouveau membre du bureau, celui-ci dispose d’une « période d’essai » réduite durant laquelle il ne dispose pas de droit de vote. Cette période est fixée à une réunion. Pour autant, cela ne la dispense d’aucun des devoirs attachés à sa fonction.
On entend par « nouveau membre du bureau » une personne physique n’ayant jamais occupé une telle fonction au sein des « Joyeux Chaotiks » par le passé. En d’autres termes, cette restriction peut être levée par le Président et par lui seul si la personne a déjà occupé un poste de membre du bureau.

Art.4. Accueil d’un nouvel organisateur :
L’organisation des manifestations de l’association requiert la mobilisation de diverses compétences réparties en différents postes tels : les scénaristes (histoire et rôles), la logistique (matériel, intendance) et enfin les costumes et accessoires de jeu. Chacun de ces postes requiert des qualités spécifiques (techniques d’ écriture, de narration, imagination, sens de l’organisation, capacité à diriger une équipe, intelligence manuelle, ingéniosité et savoir-faire entre autres) ainsi qu’un bonne dose de volonté de la part de chacun. Dans le cas de l’accueil d’un nouvel organisateur, la période d’essai durant laquelle la personne est dénuée de tout droit de vote est portée à deux réunions. Pour autant, cela ne la dispense d’aucun des devoirs attachés à sa fonction.
On entend par « nouvel organisateur » toute personne n’ayant jamais occupé une telle fonction au sein des «Joyeux Chaotiks » par le passé. En d’autres termes, cette restriction peut être levée par le Président et par lui seul si la personne a déjà occupé une fonction d’organisateur.

Art.5. Révocation d’un membre du bureau :
Outre la possibilité de démissionner, un membre du bureau peut également être révoqué par vote à la demande d’un ou de plusieurs membres de l’équipe dirigeante.
Dans ce cas, tous les membres du bureau doivent être présents ; la présence des organisateurs est également vivement souhaitée. A noter que ce genre de décision doit faire l’objet d’une régularisation auprès de la Préfecture.

Art.6. Révocation d’un organisateur :
Outre la possibilité de démissionner, un organisateur peut également être révoqué par vote à la demande d’un ou de plusieurs membres de l’équipe dirigeante.
Dans ce cas, tous les membres du bureau doivent être présents ; la présence des organisateurs est également vivement souhaitée.

Art.7. Sanctions à l’égard d’un joueur :
Un joueur peut être sanctionné en cas de non respect des règles du jeu (notamment en cas de tricherie) et/ou des règles de sécurité, notamment celles liées à la non dangerosité du matériel de jeu du joueur.
Ces sanctions peuvent aller de l’exclusion immédiate du site (sans remboursement de son adhésion ni de son inscription) à des sanctions ponctuelles (suspension d’inscription pour une manifestation organisée par l’association) ou toute forme de sanction que l’équipe dirigeante jugera adaptée en fonction de critères qui demeureront à sa seule discrétion.

Art.8. Considérations générales sur la sécurité :
Les membres de l’équipe dirigeante des « Joyeux Chaotiks » ont à cœur de mettre en œuvre une sécurité maximale dans la mesure de leurs capacités et/ou connaissances pour que leurs manifestations se déroulent dans les meilleures conditions possibles.
A ce titre, ils sont seuls juges du niveau de dangerosité toléré ; sachant que le risque zéro n’existe pas, ils s’efforcent de trouver un compromis acceptable qui préserve les qualités de jeu en même temps qu’une sécurité optimale pour les joueurs.
Une situation nouvelle (éboulement de terrain, risques d’incendie ou autre) peut ainsi amener l’équipe dirigeante à reporter voire à annuler une manifestation du fait des risques que sa réalisation ferait courir aux joueurs.
Art 8.1 Consommation de substances illicites
Il est demandé aux participants de rester, tout au long de l’événement, en pleine possession de leurs moyens, et ceci dans le but de garantir non seulement la sécurité de chacun, mais également le bon déroulement de la manifestation. Ceci implique donc l’interdiction formelle de consommer toute substance illicite. L’association se décharge par ailleurs de toute responsabilité en cas de contrôle de Police, si un participant avait en sa possession une quelconque de ces substances. Elle se réserve par ailleurs la possibilité d’exclure immédiatement et sans remboursement aucun tout participant qui ne respecterai pas cet alinéa.

Art.9. Clôture de saison :
Chaque saison est clôturée par l’assemblée générale annuelle.

Art.10. Cotisation annuelle :
La cotisation annuelle est obligatoire pour tous les membres (les joueurs). Ce recensement permet de souscrire une assurance qui se rapproche le plus des besoins de l’association en même temps qu’elle participe du bon fonctionnement de l’association. A ce titre, on veillera tout particulièrement à ne pas en sous-évaluer l’importance, la somme des courriers adressés aux joueurs se révélant somme toute assez conséquente.
Son montant pour la saison à venir peut être fixé lors d’une « réunion fonctionnelle » ; si tel est le cas, on veillera à le communiquer aux joueurs lors de la future assemblée générale. Les membres du bureau devront être obligatoirement présents au moment d’arrêter le montant de la cotisation annuelle à venir.
La cotisation annuelle ne peut nullement faire l’objet d’un remboursement partiel ou total, y compris en cas de report ou d’annulation par les membres de l’équipe dirigeante d’une manifestation de l’association.

Art.11. Modifications apportées au règlement interne :
Pour le bon fonctionnement de l’association, des modifications peuvent devoir être apportées au présent règlement. Celles-ci peuvent être prises lors de réunions fonctionnelles », sachant qu’alors les membres de l’équipe dirigeante doivent faire leur possible pour être présents, avec une présence obligatoire pour les membres du bureau. Si l’un au moins des membres du bureau ne pouvait être présent et sauf urgence manifeste, le vote serait remis jusqu’à ce que tous les membres du bureau puissent être présents. La procédure du vote se déroule conformément à l’article 2.

Art.12. Démission d’un membre de l’équipe dirigeante :
Qu’il soit membre du bureau ou organisateur, chaque membre de l’équipe dirigeante peut bien entendu démissionner à tout moment.
Dans le cas où sa démission risquerait de bloquer la validité des décisions prises (par exemple s’il s’agit d’un membre du bureau quand certains articles du présent règlement exigent la présence du Président, du trésorier et du secrétaire), les articles concernés sont alors invalidés jusqu’à rétablissement de la composition de l’équipe dirigeante afin de ne pas compromettre le bon fonctionnement de l’association. Dès lors en effet, c’est le présent article qui prend la pas sur les articles incriminés.

Art.13. Résiliation d’une inscription :
Sauf condition(s) particulière(s) contradictoire(s) sur la fiche d’inscription (condition(s) prévalant alors sur le présent article), on adoptera la procédure suivante :
En cas de résiliation d’une inscription, deux cas se présentent :
a) la résiliation de l’inscription a lieu dans un délai supérieur à trois semaines avant la manifestation (cachet de la poste faisant foi). Le montant de son inscription est intégralement remboursé au joueur, à l’exclusion de sa cotisation annuelle comme précisé dans l’article 10.
b) La résiliation a lieu dans un délai inférieur ou égal à trois semaines avant la manifestation (le cachet de la poste faisant foi). L’association ne procède alors à aucun remboursement.

Art.14. Montant des inscriptions :
Le montant des inscriptions aux manifestations organisées par l’association « Les Joyeux Chaotiks » ne peut en aucun cas être décidé au cours de l’assemblée générale pour plusieurs raisons :
a) Les joueurs ne peuvent être à la fois juge et partie ;
b) Le détail de l’organisation d’un GN ou autre est toujours fluctuant et il n’appartient qu’à la seule équipe dirigeante de décider de ce qui est faisable ou pas en fonctions des contraintes auxquelles elle doit faire face.

Modifié à Annecy, le 12 Octobre 2006."